Com a chegada de março, começa também a corrida para organizar o Imposto de Renda 2026. Muitos contribuintes recorrem a aplicativos para facilitar o processo, mas especialistas alertam: antes de baixar ferramentas no celular, é preciso reunir e estruturar as informações corretamente.
O principal desafio não costuma ser a falta de tecnologia, mas a desorganização dos documentos. Informes espalhados, recibos perdidos e dados incompletos podem atrasar o preenchimento e aumentar o risco de erros na declaração enviada à Receita Federal.
Confira o passo a passo para se preparar antes mesmo de abrir o programa oficial do IR.
1. Buscar as informações: onde estão seus documentos
O ponto de partida da declaração do Imposto de Renda são os informes de rendimentos. Eles podem ser encontrados em diferentes canais:
- Aplicativos de bancos e corretoras;
- Portal do colaborador das empresas;
- Plataforma Meu INSS, para aposentados e pensionistas;
- Relatórios anuais de planos de saúde;
- Comprovantes de instituições de ensino.
Esses documentos reúnem valores recebidos, impostos retidos, CNPJ das instituições e dados de dependentes — informações fundamentais para evitar erros de digitação ou estimativas baseadas apenas na memória.
Para não deixar nada de fora, vale responder a algumas perguntas:
- Quais foram todas as fontes de renda no último ano?
- Houve investimentos em mais de uma corretora?
- Foram recebidos aluguéis ou outros rendimentos extras?
- Houve venda de bens ou aplicações financeiras?
Essa checagem inicial ajuda a montar um panorama completo antes de organizar os dados.
2. Classificar e organizar: transformar papéis em informação útil
Com os documentos reunidos, começa a etapa mais trabalhosa: classificar e entender onde cada informação se encaixa na declaração.
Aplicativos podem ser aliados nessa fase, desde que usados com lógica e organização. Entre as opções mais utilizadas estão:
- Apps de notas (Google Keep, Evernote, Notion): para criar listas de documentos necessários;
- Planilhas no celular (Google Sheets, Excel): para consolidar rendimentos e despesas;
- Aplicativos de controle financeiro (Organizze, Mobills): para filtrar gastos médicos, educacionais e outras despesas dedutíveis.
A recomendação é separar tudo por categorias:
- Rendimentos;
- Despesas dedutíveis;
- Bens e direitos;
- Dívidas e ônus;
- Pagamentos realizados no ano.
Os aplicativos não substituem a conferência manual, mas ajudam a reduzir a chance de esquecer um comprovante ou deixar um valor de fora.
3. Salvar e proteger: garantir acesso e segurança
Na etapa final, entram em cena ferramentas de digitalização e armazenamento.
Aplicativos como Adobe Scan e Microsoft Lens transformam recibos físicos em arquivos PDF organizados, muitos com reconhecimento de texto, o que facilita buscas futuras.
Já os serviços de armazenamento em nuvem — como Google Drive, Dropbox e OneDrive — permitem criar pastas por ano e por categoria. Essa prática facilita não apenas a declaração atual, mas também os próximos anos.
É recomendável criar uma pasta específica para:
- Cópia da declaração enviada;
- Recibo de entrega;
- Comprovantes utilizados.
A organização não serve apenas para o momento da entrega. A Receita Federal pode solicitar comprovação das informações por até cinco anos. Manter tudo salvo e com backup evita retrabalho e transtornos futuros.
Antes de começar a preencher a declaração
Com tudo reunido e organizado, vale fazer uma última conferência:
- Todos os informes de rendimentos foram baixados?
- Os valores conferem com extratos e comprovantes?
- Recibos médicos possuem CPF ou CNPJ do prestador?
- Dependentes e bens estão atualizados?
- Os documentos estão salvos em um único local e com backup?
Seguir essas etapas pode tornar o processo mais simples, reduzir erros e evitar cair na malha fina. A tecnologia ajuda, mas a organização continua sendo o principal aliado do contribuinte.
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